Для бізнесу бухгалтерські та юридичні процеси є постійною операційною потребою, навіть якщо вони не належать до основної діяльності компанії. Водночас утримання окремих штатних підрозділів не завжди відповідає масштабу завдань і доступному бюджету.
Аутсорсинг дає змогу передати такі функції зовнішнім фахівцям і заздалегідь визначити в договорі перелік послуг, порядок взаємодії та відповідальність сторін. Перед вибором цієї моделі варто оцінити не лише ціну, а й організацію роботи та рівень захисту інтересів бізнесу.
Традиційна структура української компанії зазвичай передбачала наявність бухгалтерії та юбридичного відділу: підрозділів, що не мали безпосереднього стосунку до даного бізнесу, але забезпечували його легальну діяльність.
Останніми роками ситуація змінилась, і сучасна модель передбачає отримання бухгалтерських і юридичних послуг на аутсорсингу, на умовах абонентського обслуговування.
Це означає, що компанія не тримає в штаті ані бухгалтерів, ані юристів, натомість, сплачуючи обумовлену договором щомісячну абонплату, отримує повний спектр юридичних і бухгалтерських послуг від професіоналів з відповідних компаній, що займаються юридичним і бухгалтерським обслуговуванням бізнесу.
Поговоримо про переваги такої форми обслуговування з фахівцями “Столичної правової групи”, що саме надає юридичні і бухгалтерські послуги компаніям і ФОПам на таких умовах.
Якість юридичних і бухгалтерських послуг
Насамперед, це якість послуг. Що в бухгалтерському обліку та фінансах, що в юридичній сфері професіоналізм і кваліфікація надважливі. Помилки поганого бухгалтера чи юриста можуть коштувати бізнесу дуже дорого. Наслідками можуть стати штрафи від податкової, проблеми з контрагентами і державними органами.
Ціна юридичного і бухгалтерського супроводу
За договором на абонентське юридичне обслуговування чи аутсорсингу бухгалтерії компанія чи ФОП не повинні сплачувати всі податки, які б довелось платити за штатних працівників. Ці податки сплачує юридична фірма, а її фахівці ведуть по кілька клієнтів, своєчасно надаючи їм ті послуги, що потрібні в даний час.
Ціна юридичного супроводу бізнесу стартує в Києві лише від 8000 грн на місяць. Звісно, для великих компаній і значного обсягу робіт тарифи вищі, але для багатьох ФОП і навіть середнього бізнесу цього буває достатньо, якщо немає потреби надавати адвоката для судових спорів. Щоб отримати детальну інформацію про ціну юридичних послуг на аутсорсингу, перегляньте тарифи на сайті юридичної компанії.
Відповідальність виконавця — головна перевага аутсорсингу бухгалтерії
Вартість ведення бухгалтерії на аутсорсингу також може бути значно меншою, ніж зарплата штатного бухгалтера. Але не це є головною перевагою. За помилки в бухгалтерському обліку та звітності зі сторони штатного бухгалтера всю відповідальність несе керівник компанії (або ФОП, якщо мова йде про приватного підприємця). У випадку ведення бухгалтерії на аутсорсингу, фірма-надавач цих послуг є відповідальною за помилки свого фахівця, в тому числі зобов’язана відшкодувати фінансові втрати, що виникли у клієнта через такі помилки.
Як бачимо, всі плюси — на стороні аутсорсингу. Це сучасна модель отримання юридичного обслуговування і ведення бухгалтерії, і добре, що український бізнес вже оцінив переваги і активно долучається до цієї тенденції, щоб працювати максимально легально і прозоро.
Як організувати бухгалтерський і юридичний аутсорсинг
Ефективність аутсорсингу значною мірою залежить від того, наскільки чітко сторони визначили межі обслуговування. До договору та додатків до нього варто включити перелік регулярних і разових послуг, строки підготовки документів, канали зв’язку, порядок погодження рішень і правила передавання первинної документації.
Що перевірити до початку співпраці
До старту роботи важливо узгодити, хто відповідає за збір документів, комунікацію з державними органами, підготовку звітності, кадрові питання та супровід перевірок або спорів. Окремо слід з’ясувати, як зберігаються документи, хто має доступ до облікових систем і що відбувається з даними після завершення договору.
Корисно також встановити порядок термінових звернень і заміщення відповідального фахівця на час його відсутності. Для регулярного контролю можна погодити періодичні звіти про виконані завдання, перелік відкритих питань і календар найближчих податкових або корпоративних дій.
Порівняння аутсорсингу та штатного супроводу бізнесу
Вибір між зовнішнім підрядником і штатними працівниками залежить від обсягу операцій, складності діяльності та потреби в постійній присутності фахівців. Порівнювати моделі варто за кількома критеріями, а не лише за розміром щомісячних витрат.
Наведена таблиця допомагає визначити питання, які доцільно обговорити з потенційним виконавцем до підписання договору. Конкретний результат залежатиме від умов обслуговування та фактичних завдань компанії.
| Критерій | Аутсорсинг | Штатний фахівець або відділ | Що погодити заздалегідь |
|---|---|---|---|
| Організація роботи | Послуги надає зовнішня команда за договором | Працівник працює всередині компанії | Перелік завдань і відповідальних осіб |
| Масштабування | Можна змінювати обсяг послуг відповідно до потреб | Зміни можуть потребувати найму або перерозподілу функцій | Умови зміни тарифу та обсягу робіт |
| Безперервність | Варто передбачити заміщення фахівців у команді виконавця | Результат залежить від доступності конкретного працівника | Порядок роботи під час відпустки чи хвороби |
| Контроль документів | Документи передаються між клієнтом і виконавцем | Документи зберігаються та опрацьовуються всередині компанії | Строки передавання, доступ і правила зберігання |
| Відповідальність | Визначається договором і погодженими обов’язками сторін | Розподіляється в межах трудових відносин і внутрішніх процедур | Порядок фіксації помилок і відшкодування збитків |
Перевага зовнішньої команди може бути особливо помітною, коли бізнесу потрібні різні компетенції: бухгалтерський облік, податкові консультації, корпоративні документи та договірна робота. Водночас для щоденної роботи важливо призначити контактну особу з боку клієнта, яка своєчасно передаватиме інформацію та погоджуватиме документи.
Пункт про відповідальність не варто залишати загальним. У ньому доцільно описати, які порушення охоплює відповідальність виконавця, як підтверджуються збитки, які строки діють для повідомлення про проблему та чи передбачені обмеження відповідальності. Остаточні умови мають відповідати змісту послуг і бути зрозумілими обом сторонам.
Як вирішувати бухгалтерські та юридичні питання бізнесу на аутсорсингу: FAQ
Чи можна передати на аутсорсинг лише частину функцій?
Так, договір може охоплювати окремі напрямки, наприклад підготовку звітності, кадровий облік, перевірку договорів або консультації. Важливо чітко відокремити передані завдання від тих, що залишаються у компанії.
Хто має передавати документи бухгалтерській або юридичній компанії?
Це визначається внутрішньою організацією бізнесу та умовами договору. Зазвичай призначають відповідальну особу, яка збирає документи, перевіряє їхню повноту і передає виконавцю у погоджені строки.
Як захистити конфіденційну інформацію під час аутсорсингу?
У договорі варто передбачити конфіденційність, правила доступу до систем і документів, порядок обміну файлами та дії у разі інциденту. Для різних категорій даних можна встановити окремі рівні доступу.
Чи замінює юридичний аутсорсинг адвоката в судовій справі?
Не обов’язково. Обсяг представництва залежить від договору, виду спору та повноважень конкретного фахівця. Якщо компанії потрібен захист у суді, це питання слід окремо обговорити з виконавцем до початку роботи.
Коли потрібно переглядати умови договору на обслуговування?
Перегляд доречний у разі зміни системи оподаткування, видів діяльності, кількості операцій, структури компанії або потреби в нових юридичних послугах. Оновлення умов допомагає уникнути ситуації, коли фактичний обсяг робіт уже не відповідає початковій домовленості.
